Archivage de vos factures
L’archivage vous permet de stocker vos factures sur votre serveur au format électronique. Dans GRCcom, cette fonctionnalité est présente en standard et elle permet, à partir de l’assistant d’envoi des factures d’archiver celles-ci au format PDF par lots. Ce système d’archivage à lui tout seul ne répond pas aux exigences fiscales mais il permet d’accéder à vos factures sous forme PDF.
Signature électronique des factures
La signature électronique est un moyen de sécurisation des factures. Elle est susceptible de garantir l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu.
Elle est une donnée sous forme électronique qui est jointe ou liée logiquement à d’autres données électroniques et qui sert de méthode d’authentification du signataire et de l’origine des informations.
Elle a pour fonction d’identifier la personne qui l’appose et, le cas échéant, de manifester son accord. Elle permet, à l’aide d’un procédé cryptographique, de garantir l’identité du signataire. La signature électronique permet, en outre, de garantir l’intégrité de l’acte signé.
Un assujetti, qui signe électroniquement une facture électronique permet au destinataire de cette dernière d’en authentifier l’émetteur, d’y détecter une éventuelle atteinte à son intégrité (la facture a été modifiée) et, le cas échéant, d’attester la volonté de l’émetteur de donner son approbation aux dispositions contenues dans l’acte.
Une signature électronique et un cachet serveur équivalant au moins au niveau deux étoiles du RGS (Révérenciel général de sécurité) permettent à eux seuls de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture électronique. Aucune piste d’audit n’est nécessaire.
C’est le premier élément essentiel qui permet de définir une facture électronique au sens fiscal.
Dans GRCcom, elle nécessite la mise en place d’un échange avec un fournisseur de service qui appose cette signature au nom de l’entreprise. Ce service a un coût qui est composé d’un abonnement et d’un complément qui est fonction du nombre de documents signés. La mise en œuvre de cette solution nécessite d’installer et paramétrer l’application GWF (GRC WEB FONDATION) sur votre serveur afin d’assurer la communication avec ce fournisseur.
Depuis la version 7.13 de GRCcom, ces factures peuvent être transformées au format Factur-X qui est un des formats exigés par l’administration, avant d’être signées. Ce format répond à l’exigence de lisibilité de la facture électronique au sens fiscal.
Envoie de vos factures
L’envoi des factures est un terme général pour définir l’expédition de vos factures aux destinataires par divers moyens.
Il peut se faire après que la facture ait été créée mais, nous conseillons d’envoyer les factures qui ont été transmises à la comptabilité afin de garantir que la facture envoyée ne pourra pas être modifiée.
Dans GRCcom, un paramétrage permet d’interdire l’édition d’une facture tant que celle-ci n’est pas comptabilisée.
L’envoi par mail
Cette méthode permet d’envoyer vos factures au format PDF dans un mail adressé à votre client. La facture peut avoir été signé électroniquement auparavant.
Dans GRCcom, il est possible de définir si l’adresse du destinataire est prise dans la fiche client ou bien dans la fiche du compte du client en comptabilité.
Le mail n’est pas directement transmis via votre messagerie. Nous transmettons le mail à un fournisseur de service d’envoi. Cela permet un suivi sur la remise et l’ouverture de celui-ci par le destinataire. Un tableau de bord vous permet de suivre les transmissions et rapidement identifier les mails en échec. Ce service peut avoir un coût supplémentaire qui est fonction des volumes de documents envoyés quotidiennement.
La mise en œuvre de cette solution nécessite d’installer et paramétrer l’application GWF (GRC WEB FONDATION) sur votre serveur afin d’assurer la communication avec ce fournisseur.
Cette application possède une interface qui vous permet de définir les destinataires complémentaires s’il y en a.
Un modèle par nature de mails (ouverture de compte, facture, relance, relevé, …) est disponible et son contenu peut être paramétré selon vos besoins.
L’envoi par mail n’est pas une obligation fiscale.
La transmission aux services administratifs
Cette méthode permet d’envoyer vos factures sur l’interface de CHORUS PRO du gouvernement. Cette transmission est obligatoire pour les factures destinées aux administrations françaises.
Dans le cas d’un grand nombre de factures, la dépose manuelle de celles-ci sur le portail CHORUS PRO peut être longue et fastidieuse.
Dans GRCcom, le SIRET de la fiche client permet d’identifier la structure destinataire, il est possible de paramétrer le service et le numéro d’engagement dans la commande afin de transmettre ces informations à la plateforme.
L’envoi se fait alors automatiquement lors de la transmission de la facture via la fonction de GRCcom d’envoie à l’espace client.
Le dépôt chez un partenaire de dématérialisation
À partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de factures électroniques interviendra quant à elle progressivement, entre 2024 et 2026. Les entreprises doivent ainsi commencer à se préparer à ce changement.
Les factures électroniques transiteront sur une plateforme que l’émetteur et le destinataire de la facture utiliseront. Celle-ci peut être le portail Chorus Pro ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale. A ce titre, un service d’immatriculation consacré aux PDP ouvrira en septembre 2023.
Dans GRCcom, nous permettrons la transmission de vos factures dématérialisées et signées électroniquement sur le portail équivalent à CHORUS PRO pour l’ensemble de vos destinataires. La facture déposée sera, au préalable, générée au format Factur-X et signée électroniquement comme décrit précédemment.
La fonctionnalité de transmission sera disponible dans l’application GWF (GRC WEB FONDATION) sur votre serveur dès que les services adaptés seront ouverts sur la plateforme de dématérialisation du gouvernement.
Les relevés de factures
La fonction de relevés de GRCcom peut-être connectée à l’espace client et permettre l’envoi d’un mail de relevé contenant le PDF du relevé ou un tableau des factures du mois (prévu en 7.14).
La gestion des relances
La fonction de relance de la comptabilité auxiliaire client peut être connectée à l’espace client et permettre l’envoi d’un mail qui contient les factures au format PDF qui sont sélectionnées.
Automatisations
Afin de réduire le travail administratif, nous avons mis en place un ensemble de paramétrages des processus et des contrôles.
Le profil du client permet de définir si l’on envoie les documents par mail via GWF (envoi espace client), il permet de définir aussi l’envoi CHORUS et si le service et le numéro d’engagement sont obligatoires dans la commande.
Les envois peuvent se faire unitairement via la validation de facture ou bien en lots via l’assistant d’envoi des factures. Une facture peut avoir une ou plusieurs méthodes d’envoi (par exemple imprimante et mail).
L’envoie des factures comptabilisées peut être automatisé pour se dérouler le soir par exemple et, ainsi ne pas monopoliser le poste d’un utilisateur pendant les éditions ou la génération des fichiers PDF.
La mise à disposition de vos documents de gestion
La mise à disposition de vos documents de gestion peut se faire dans notre solution d’espace client. Cette application web permet à votre client de se connecter à un espace dédié qui est le prolongement de votre gestion GRCcom.
L’espace client
L’espace client que nous mettons à disposition est une application web optimisée pour limiter au maximum la maintenance administrative. Ce site internet est hébergé par nos soins, ce qui permet de ne pas vous soucier des aspects techniques de sa mise en place.
A l’émission de la première facture, le client reçoit un mail d’ouverture de compte afin de valider les conditions d’utilisation du site et de définir son mot de passe.
Ainsi, les comptes clients sont créés automatiquement à partir des clients de GRCcom. Le client peut ajouter des collaborateurs et déterminer les notifications qu’ils reçoivent. La gestion des mots de passe ou de leur réinitialisation est entièrement automatisée.
Dès sa première connexion, le client administre seul son compte sans que vous ayez à intervenir.
Ce site hébergé et maintenu par ORMA est le prolongement de l’application GWF (GRC WEB FONDATION) que nous déployons sur votre serveur. Vos clients se connecteront seulement s’ils le désire afin d’obtenir des services complémentaires.
Le premier objet de ce site est l’archivage, la sécurisation et la mise à disposition de vos factures. Ainsi les factures sont conservées 10 ans au format PDF signées ou non selon vos choix.
Un système d’envoi de message permet à votre client de vous envoyer un message à l’adresse de contact de l’espace client.
Fonctionnalités complémentaires
De nombreux paramètres du site vous permettent de personnaliser celui-ci selon vos besoins.
Les fonctionnalités complémentaires du site peuvent être ajoutées à la demande comme : la mise à disposition des devis, leur validation ou refus, la mise à disposition des commandes, des BL.
Il est aussi possible pour vous et vos clients de consulter les relevés qui ont été envoyés ou les relances émises par l’espace client.
La dématérialisation des commandes clients
L’objectif de la dématérialisation des commandes clients est de fournir à vos clients un service de transmission de commandes. Selon votre client, se service peut varier sur le format des données transmises ou sur la manière de les transmettre.
GRCcom offre plusieurs moyens de gérer ces données pour les intégrer dans votre gestion et limiter les erreurs humaines en simplifiant le travail administratif.
L’import des PDF
GWF permet de traiter un fichier de commande au format PDF afin de l’intégrer dans les commandes clients de GRCcom. Le descriptif du fichier PDF et des informations à reprendre est défini par client ou par groupe de client. Le fichier peut être téléchargé par le client directement sur l’espace ou bien intégré par votre service administratif via l’arrière-boutique. Ainsi, cette fonctionnalité peut être disponible même si vous n’avez pas l’espace client de déployé.
Autres formats d’imports
GWF permet de traiter d’autres formats d’imports de manière paramétrable comme des fichiers XML ou CSV.
L’envoi des articles et des tarifs
GWF permet de mettre en œuvre des échanges de données informatisées (EDI) variées et complexes.
Les articles, les tarifs ou les stocks ainsi que les clients, (etc…) peuvent être extrait de GRccom pour être transmis.
Ainsi, parmi tant d’autres, il est possible de connecter les données de GRCcom avec des sites e-commerce comme prestashop par exemple.
L’import des commandes web
GWF permet de récupérer et intégrer de manière automatique les commandes et les demandes de devis qui proviennent de vos sites web.
La gestion de vos interventions
Les sociétés de service ont besoin de suivre les interventions et les contrats de prestations à leur client. GRCcom permet via les commandes d’abonnement et la gestion des affaires de suivre ces données. Le site de gestion des interventions permet d’effectuer la saisie des bons d’intervention et des appels à partir d’une simple connexion internet sur une tablette ou un PC.
Ce site hébergé et maintenu par ORMA est le prolongement de la gestion des affaires de GRCcom. Il peut être couplé à l’espace client pour l’envoie et la validation des bons d’intervention.
